Как автоматизировать работу с задачами в CRM

В SendPulse можно работать с командой в CRM и автоматизировать действия над задачами с помощью сервиса А360. Настройте автоматическое создание или удаление заданий на доске, чтобы уменьшить время на контроль актуальности задач для команды.

В статье рассмотрим, как автоматизировать работу с задачами.

Создайте цепочку и выберите настройки

Перейдите в раздел Automation и нажмите Создать цепочку (Create flow).

Введите название цепочки, укажите имя и почту отправителя, настройте параметры аналитики и при необходимости выберите страницу и язык формы отписки.

Нажмите Применить (Apply).

Выберите старт цепочки

Вы можете выбрать триггер, связанный с созданием или изменением статуса задания, после которого запустится цепочка. На панели выбора старта перейдите во вкладку CRM.

Рассмотрим более подробно триггеры, относящиеся к созданию и изменению задач.

Добавление задачи

Цепочка запустится, когда в CRM будет создана задача.

Выберите доску и статус задачи, которые необходимо отслеживать.

Чтобы запустить цепочку при повторном добавлении контакта к заданию, активируйте опцию Запускать при повторном попадании контакта в цепочку (Start when contact is added to the flow again) и выберите частоту: Каждый раз (Everytime), Раз в неделю (Once a week), Раз в месяц (Once a month), Раз в году (Once a year) или Настроить самостоятельно (Custom).

Также вы можете активировать запуск цепочки на все контакты, указанные в задании. Если опция не будет активирована, то цепочка сработает для основного контакта.

Чтобы остановить цепочку после определенного события, включите соответствующую опцию и выберите событие из выпадающего списка.

Читайте также: Как остановить серию по событию.

Изменение статуса задачи

Цепочка автоматически запустится, когда в CRM будет изменен статус задания.

Выберите доску и статусы задач, которые нужно отслеживать: в случае изменения, на какой статус должна произойти активация цепочки.

Также можно активировать запуск цепочки на все контакты, указанные в задании, или остановить цепочку по событию.

После всех настроек нажмите Применить.

Добавьте элементы

В конструкторе цепочки выбирайте элементы в соответствии с вашим сценарием и настраивайте каждый из них.

Читайте подробнее: Элементы Automation 360.

Отправка сообщения

Вы можете добавить такие элементы, чтобы уведомить участников команды о событиях, связанных с заданиями в CRM: Email — если в контакте будет указан адрес электронной почты, SMS или Viber — если в контакте будет указан номер телефона в международном формате, Messenger — если контакт подписан на бот.

Сообщение будет отправлено всем контактам, указанным в задании.

Действие

Автоматизировать работу с задачами можно с помощью элемента Действие. В разделе CRM вы можете найти следующие действия, связанные с задачами: Создать задачу и Удалить задачу.

Создать задачу

Создает новую задачу на доске, указанной в стартовом элементе.

Выберите доску, статус, введите название задачи и выберите ответственного.

Читайте также: Как создать задачу.

Вы также можете установить срок выполнения. Для этого включите функцию и выберите период в днях, часах или минутах. При необходимости выберите, когда напомнить ответственному о задании.

Удалить задачу

Удаляет задачи с доски, указанной в стартовом блоке.

Действие доступно, если за стартовое событие выбрано Изменение статуса сделки или Изменение статуса задания.

Примеры автоматизации работы с задачами

В случае изменении статуса сделки

Настройте создание задач автоматически с привязкой к изменению статуса сделки. Например, если сделка с этапа Новые перешла на этап Подписание договора. Этот процесс часто может затягиваться, поэтому полезно будет создать задачу, чтобы через 10 дней проверить статус сделки.

Выберите триггер Изменение статуса сделки и добавьте элемент Действие >Создать задачу. В названии вы можете использовать имя контакта с переменной, чтобы персонализировать описание задачи. Ответственным можно выбрать руководителя, который будет передавать такие задачи менеджерам.

Контроль актуальности данных клиентов

Настройте создание задач автоматически с привязкой к добавлению контакта.

Выберете триггер Новый контакт. Добавьте элемент Действие > Создать задачу. Возможен вариант названия задачи: «Проверить актуальность данных».

Закрытие задач

Установите удаление задач после перехода на определенный этап доски CRM.

К примеру, для команды дизайнеров может быть этап Проверка, а после Выполнено. С последнего этапа вы можете автоматически удалять задачи, чтобы они не накапливались.

Задания удаляются навсегда, без возможности возобновления.

Выберете триггер Изменение статуса сделка и укажите соответствующие статусы — с Проверка меняется на Выполнено. Добавьте элемент Действие > Удалить задачу.

Обновлено: 15.02.2024