Основы работы с доской задач

Доступно на тарифе Lite и выше, а также на время бесплатного семидневного пробного периода

С помощью раздела «Задачи» вы можете планировать и регулировать работу внутри компании. Создавайте задачи себе и участникам своей команды, а также следите за их исполнением на доске задач в режиме «Канбан» или на определенный период в виде списка.

Размещение задач на доске помогает оценить время на выполнение работы над проектом, рационально распределить нагрузку и видеть полную картину прогресса работы каждого участника команды.

К примеру, вы можете добавлять задачи по работе над новым проектом, плановым звонкам клиентам, проведению мероприятий, оформлению сделок и договоров.

Создание доски

С помощью доски вы можете визуализировать и упорядочить рабочий процесс над проектом и отслеживать выполнение задач.

Для каждой доски отдельно вы можете создавать задачи, статусы задач и кастомизировать настройки.

По умолчанию у вас уже есть одна доска, на которой можно создавать задачи. Вы также можете добавить дополнительную доску. Всего в проекте вы можете создать до 2 досок.

Чтобы добавить доску, в левой панели нажмите «Добавить доску» (Add board).

Введите название доски и выберите цвет.

Создание задач

Чтобы добавить информацию о том, какое действие нужно выполнить, кто будет исполнителем, в какие сроки и другие важные нюансы, вы можете создать задачу.

Перейдите к доске и нажмите «Добавить задачу» (Add task).

Читайте подробнее: «Как создать задачу».

Вы также можете создать быструю задачу. Нажмите «Добавить быструю задачу» (Add a quick task) и введите название задачи. Позже вы можете отредактировать и добавить всю недостающую информацию.

Режимы отображения доски с задачами

Вы можете выбрать, как будут отображаться задачи: в виде карточек на канбан доске списком или в календаре.

Канбан

Канбан — режим отображения задач по умолчанию в виде доски с колонками (статусами задач), на которой вы размещаете карточки задач. Вы ими управляете, перетаскивая с одной колонки в другую по мере выполнения задачи.

Канбан помогает визуализировать полную картину работы над проектом, ведь каждая задача на доске отображается в колонке с определенным статусом.

Список

Список — режим отображения задач в одном списке без деления по колонкам. При таком режиме на страницу помещается больше задач для просмотра.

Вы также можете сортировать показ задач по статусам, отмечать задачи и выполнять массовые действия — менять статус и удалять.

В колонках отображается название, статус, приоритет, ответственный, наблюдатели и период задачи.

В режиме отображения задач «Список» вы можете скрывать или выводить поля задач. Для этого нажмите на три точки в правом верхнем углу списка и отметьте нужные поля.

Календарь

Календарь — режим отображения задачи в календаре. С его помощью вы можете визуально просмотреть все задачи, для которых установлен срок выполнения.

Читайте подробнее: «Как работать с календарем».

Статусы задач

Статус задачи — это название определенного этапа работы над задачей.

По умолчанию для задач создано три статуса:

Новые (New) Присваивается каждой новой задаче. Над задачей еще не началась работа и она становится в очередь на выполнение или принятие решения по ней.
В работе (In progress) Задачи, над которыми работают в данный момент.
Готово (Done) Присваивается, когда исполнитель закончил работу над задачей и результат соответствует ожидаемым требованиям.

Статус «В работе» не рекомендуется добавлять задачам, над которыми в данный момент никто не работает. Если в процессе выполнения задачи возникли вопросы, сложности, нужна помощь или проверка от других членов команды или этап работы большой, рекомендуем добавлять промежуточные статусы задач.

Вы также можете добавить свои статусы, которые будут соответствовать вашим этапам работы. К примеру, вы можете добавить статусы «На паузе», «Готово к проверке», «Готово к отправке», «Архив» и так далее.

Читайте также: «Как изменить статус задачи».

Чтобы добавить новый статус, перейдите в режим отображение «Канбан», нажмите «+Добавить статус» (+Add Status), введите название и выберите цвет.

Чтобы отредактировать название статуса, нажмите на три точки справа в нужной колонке и выберите «Редактировать» (Edit).

Автоматическое окончание задач

Для каждого этапа доски можно настроить срок, в течение которого задача будет находиться в определенном статусе. Выберите количество дней, и дата завершение задач будет меняться на указанное количество дней.

Для этого нажмите три точки у статуса, а затем — «Редактировать» (Edit).

Активируйте переключатель «Срок окончания сделок» (Deal closing timeframe), выберите количество дней и нажмите «Сохранить» (Save).

Если в задаче отсутствует или стоит другая дата завершения, то после перехода в новый статус она автоматически изменит дату на количество дней, указанных в настройке статуса. К примеру, если 1.12.2024 в 12:00 вы переместили задачу без даты завершения, а перед тем настроили для статуса срок 4 дня, то дата завершения автоматически изменится на 4.12.2024 в 12:00.

Вы можете изменить дату и выставить новую.

Фильтр по задачам

Вы можете отфильтровать список задач, которые будут выводиться на доску. Используйте фильтр, чтобы планировать выполнение задач по периодам и приоритетам, нагрузке по каждому ответственному и быстрее находить задачи по сделкам или контактам.

Для этого нажмите «Фильтр» (Filter) и выберите условия фильтра.

Условия фильтра

Вы можете фильтровать задачи по следующим параметрам:

  • за период создания (date created) — укажите свой период времени или выберите опцию «Последние … дней» (Last ... days);
  • по названию задачи (deal name) — укажите название или его часть;
  • по статусу (stage) — выберите один или несколько этапов работы с задачей;
  • по приоритету (priority) — выберите один или несколько значений;
  • по ответственному (assigned to) — выберите одного или нескольких ответственных за задачи;
  • по наблюдателю (watchers) — выберите одного или нескольких наблюдателей;
  • по связанному контакту (contact) — введите данные контакта;
  • по названию связанной сделки (deal name) — укажите название или его часть;
  • по присвоенным тегам (tags) — укажите один или несколько тегов;
  • по дате начала работы (start date) — выберите дату старта работы над задачей;
  • по дате окончания (due date) — выберите дату окончания работы над задачей.

Также можно фильтровать по полям, которые вы создали для задач.

Если отображаются не все поля фильтра задач, нажмите на «Изменить поля фильтра» (Change filter fields) и выберите те поля, которые вы хотите отобразить.

Сохранение условий для быстрого доступа

Вы также можете сохранять часто используемые фильтры, чтобы сократить время поиска нужных задач. Для этого после выбора параметров нажмите «Выбрать» (Select) и перейдите к странице с отфильтрованными данными.

Нажмите «Сохраните фильтр» (Save filter) и сохраните выбранные параметры фильтра.

Добавьте название фильтра, которое поможет определить его в общем списке.

Чтобы использовать сохраненные параметры, перейдите к «Фильтр» (Filter) > «Сохраненные фильтры» (Saved filters) и выберите нужный фильтр.

Вы также можете переключаться между сохраненными фильтрами при просмотре доски с отфильтрованными задачами.

Настройка доски

Выберите доску и перейдите в «Настройки» (Settings).

Во вкладке «Общие» (General) вы можете изменить название доски и выбрать ответственного за автоматически создаваемые задачи.

Также когда у вас появляется больше одной доски, вы можете в настройках удалить выбранную доску.

Во вкладке «Поля» (Fields) и «Теги» (Tags) вы можете отредактировать атрибуты задач или создать новые.

Читайте подробнее: «Как управлять атрибутами задач».

    Оцените, насколько полезна статья "Основы работы с доской задач"

    Оценка: 5 / 5

    Далее

    Как создать задачу

    Популярное в нашем блоге

    Начните пользоваться сервисом SendPulse прямо сегодня